Il registro dei trattamenti è obbligatorio
Il registro dei trattamenti è uno degli adempimenti meno compresi e più ignorati dell’intero Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati che lo prevede all’articolo 30.
E’ un documento, da redigersi anche nel solo formato elettronico, che contiene le principali informazioni relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare e, se nominato, dal responsabile del trattamento.
I più, considerandolo facoltativo, creano tutt’al più un file di Excel copiando uno dei tanti modelli disponibili in internet, lo lasciano vuoto non sapendo come compilarlo e poi finiscono per dimenticarsene.
Ma siamo proprio sicuri che il questo adempimento sia facoltativo?
Il Garante della Privacy a tale proposito indica tra i soggetti obbligati a redigere il registro dei trattamenti: “qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti non occasionali”.
L’obbligo scatta quindi per chiunque effettua trattamenti non occasionali e ciò indipendentemente dal numero degli eventuali dipendenti.
Ora, quale azienda o professionista non ha almeno:
- una rubrica cartacea o elettronica con l’indirizzario dei propri clienti?
- una casella di posta elettronica utilizzata per lavoro?
- un computer per gestire i clienti ed i preventivi?
Pochi, pochissimi, probabilmente nessuno!
Per questo motivo il Registro dei trattamenti deve essere considerato un adempimento obbligatorio e quindi non possiamo che suggerirvi di popolare correttamente quel file ora vuoto, ricordando che in caso di verifica da parte della GdF è il primo documento riguardante la privacy che chiedono.